КИЇВ — 09 червня 2020 року. Про весну, яка змінила ділове життя всього світу та ключові висновки, універсальні для всього юрринку: онлайн-слухання в арбітражі, нові дороговкази в ділових комунікаціях та поради для онлайн-промов від Ольги Кучмієнко, Заступниці Голови Комітету АПУ з міжнародного права, адвокатки, к.ю.н., юристки Bombardier Transportation Sweden AB.

— «Весна 2020» — не назва нової колекції одягу та навіть не апокаліптичного фільму 1990-х років. Це «всього лише» весна, яка змінила наше ділове життя. Хтось чекає повернення до реальних, а не вебінарних кімнат, та вихід з часів, коли весь твій зв’язок з зовнішнім світом зосереджено в маленькому (або не дуже) екрані. А хтось уже насолоджується новою реальністю сповна.

Одним із таких прогресивних майданчиків є міжнародний арбітраж, який в силу своєї специфіки завжди шукав підтримки в онлайн. За останні ж кілька місяців навіть скептики прийняли реальність, де не обов’язково всім арбітрам, сторонам та свідкам з різних куточків планети платити десятки тисяч доларів витрат, щоб провести слухання в одній реальній кімнаті. То що ж весна 2020 принесла в ділові кабінети – читайте далі!

2 старих підходи vs 5 дороговказів щодо онлайн слухань в арбітражі

Попри те, що окремі дії в арбітражних слуханнях (наприклад, допит неключових свідків) і раніше проводились онлайн, глобально існувало 2 головних підходи до таких дій. Пропоненти доводили, що ті чи інші дії можна вчинити онлайн без шкоди для змагальності сторін та вирішення спору. Їх опоненти говорили, що неможливо в форматі онлайн забезпечити рівність сторін, повною мірою зрозуміти, чи можна довіряти свідку, а також насолоджуватися мистецтвом переконання адвокатів.

COVID-19 змусив ці 2 табори об’єднатися та вирішувати, як вийти з ситуації, коли слухання офлайн провести не вийде. Що найгірше, - навіть невідомо, коли це стане можливим.

Арбітражні інституції та спільноти не лишились осторонь. Так, лише основних документів та рекомендацій щодо проведення слухань в умовах COVID-19 налічується більше 5. Так, найбільш відомими є: Seoul Protocol, Guidance in SCC Arbitrations, CIARB Guidance Note on Remote Dispute Resolution Proceedings, CPR’s Annotated Model Procedural Order for Remote Video Arbitration Proceedings, ICC Guidance Note on Possible Measures Aimed at Mitigating the Effects of the COVID-19 Pandemic. Окремої уваги заслуговує Delos Checklist, який є однією із найбільш детальних інструкцій в цій частині.

Всі ці документи спрямовані на вирішення процесуальних, технічних, етичних, організаційних та інших проблем, пов’язаних зі слуханнями онлайн.

5 головних інсайтів

No. 1. Процесуальний

«Слухання відкласти не можна, провести».

Як тільки стало зрозуміло, що звичні слухання провести буде неможливо, ряд інституцій підтримали арбітрів рекомендаціями (ICC), доступами до електронних ресурсів (SCC) та рекомендували проводити слухання за раніше погодженими графіками в онлайн режимі.

Динамічне тлумачення, або читання старих правил по-новому

Крім того, звичайно, виник ряд питань, що робити, якщо проти онлайн засідання виступають 1) арбітри, або 2) одна сторона, або 3) обидві сторони, або 4) свідок, допит якого мав відбутися онлайн. Звичайно, найбільш спірними є ситуації 2 та 3. З огляду на те, що в арбітражі автономія сторін має переважну силу, арбітри повинні діяти в рамках наданого мандату. В той же час, арбітражні інституції заохочують арбітрів вживати всіх заходів для ведення слухань за запланованим графіком (наприклад, згідно зі статтею 23 Правил SCC).

Цікаво, що поведінка сторін щодо «ефективності та оперативності арбітражу має бути оцінена арбітражним трибуналом при розподілі витрат між сторонами» (Стаття 49 (6), Правил SCC). Відтак, інституції натякають сторонам та арбітрам, що онлайн слухання – не катастрофа.

Інсайт 1: процесуальна кооперація сторін важлива!

No.2. Технічний. В уніфікації– сила.

Один з останніх розділів в майже всіх рекомендаціях був присвячений технічним аспектам проведення онлайн слухань. Він передбачав перелік та мінімальні технічні характеристики обладнання, необхідне програмне забезпечення тощо.

Це такий собі «кодекс техніки» онлайн слухань, який спрямований на уникнення ситуацій, коли всі добре підготувались кожен сам по собі, але в системі ці прилади не працюють (наприклад, сторони мають аккаунти на різних онлайн платформах). Одна з головних ідей цих розділів – передбачити уніфікований орієнтир щодо обладнання та програм, який можуть взяти за основу арбітри, адвокати, клієнти та свідки.

Інсайт: Гарною ідеєю буде, якщо сторони погодять технічний регламент завчасно, можливо використають один із передбачених в рекомендаціях інституцій. Не потрібно винаходити велосипед.

No.3 Етичний. Рівність та чесність сторін – понад усе.

Очевидно, що в онлайн виникає питання забезпечення рівності сторін стає складнішим, ніж в звичайному режимі. Представлення доказів, виступи, регламенти по часу у випадку технічних неполадок. У фахових колах навіть обговорюють питання, чи повинен арбітр пересвідчитись, що він заслуховує сторони з більш-менш однаковою якістю зв’язку.

Більш класичною проблемою є наприклад, допит свідка онлайн. Наразі сформувалися кілька способів організації такого допиту на відстані. По-перше, сторони можуть призначити представників (найчастіше – юридичні фірми з країни чи міста перебування свідка), які забезпечують умови незалежного допиту свідка та пересвідчуються, що він не користувався жодними підказками. По-друге, свідок може організувати свій простір самостійно з  використанням веб-камери, що дозволяє спостерігати в діаметрі 360 градусів за кімнатою, де відбувається допит. По-третє, деякі інституції думають над наданням послуг організації такого допиту (наприклад, SCC).

Інсайт: Краще завчасно подумати про те, як убезпечити свого або свідка іншої сторони від спокуси схитрувати. Довіряйте, але перевіряйте.

No. 4. Організаційний

Тут все просто. Найголовніший організаційний аспект – тестування. Якими б досвідченими сторони не були, варто перевірити зв’язок з тих самих пристроїв, що будуть використовуватися на слуханнях, щонайменше 2 рази.

Крім того, варто подумати про план Б. Наприклад, альтернативні засоби зв’язку або програмне забезпечення, яке може бути використане, якщо план А не спрацює в останній момент.

По-друге, варто подумати про надання всіх необхідних документів заздалегідь, щоб в процесі сторони мінімально відволікалися не перемикання режимів «поділитись екраном». Це зменшить стрес від незвичного формату.

По-третє, варто потурбуватися про віртуальну технічну підтримку (технічного консультанта), який буде на зв’язку для всіх учасників протягом всього слухання.

Інсайт. Найкраще вдається підготовлена заздалегідь імпровізація.

No. 5. Інсайти щодо переконливих промов.

Мистецтво переконливої промови онлайн заслуговує окремого розділу в підручниках з риторики для молодих правників. Відсутність емоційного контакту, обмежені можливості до жестикуляції та психологічний тиск від спілкування з власним комп’ютером, а не живими людьми – не кращі помічники в адвокатському мистецтві.

Інсайт. Тому ми підготували 10 простих правил – помічників в тому, як стати майстром онлайн-промов:

1. Світло має бути приємним, м’яким, не яскравим і не темним. Поставте джерело світла перед собою, а не збоку (не повторюйте мою помилку тут: відео «помилки»)

2. Не ускладнюйте. Онлайн слухання - незвичний процес, не ускладнюйте його без зайвої необхідності.

3. Утримуйте увагу! Без особистого контакту більше факторів відволікання, тому завдання спікера завдяки інтонації та структури промови зробити її легкою для сприйняття.

4. Нові правила eye-contact. Важливо дивитись в камеру, а не на своє зображення на екрані. Важливо перевіряти реакцію слухачів час від часу.

5. Не говоріть одночасно з кимось. Тримайте свій мікрофон вимкненим, якщо ви не говорите.

6. Використовуйте прямі звертання, якщо ставите питання чи даєте комусь слово.

7. Представтеся, коли починаєте говорити (актуально для телефонних конференцій).

8. Структуруйте: Діліть промову на невеликі структурні частини. Це допоможе в тому числі в тих випадках, коли  зв’язок перервався: достатньо буде продовжити з останнього речення або хоча б нагадати назву першого аргументу.

9. Ведіть арбітра через матеріали справи. Переконайтесь, що він з вами на «на одній сторінці».

10. Будьте юристом-технічним консультантом. Чим точніше ви поясните арбітру, що робити, де читати, яку кнопку натискати, тим легше він буде сприймати вашу промову.

Як ці поради можуть бути корисними для бізнесу?

Якщо ви не займаєтесь арбітражем, то все одно можете адаптувати ці поради у своїй повсякденній діяльності. Ось кілька ідей:

1. Переконайтесь, що у вас та ваших партнерів сумісне програмне забезпечення для онлайн нарад до призначеного часу зустрічі. Якщо це з якихось причин реалізувати неможливо – майте план Б. Наприклад, використовуйте телефонні/відео конференції в мессенджерах.

2. Завжди ведіть протокол зустрічі, фіксуйте основні завдання, які повинні бути реалізовані кожною зі сторін. Надсилайте ці протоколи іншій стороні для погодження.

3. Забезпечуйте конфіденційнійність переговорів. Попереджайте, якщо в кімнаті присутні інші особи на початку дзвінка. Якщо ви збираєтесь обговорювати конфіденційну інформацію, попередьте про це іншу сторону на початку дзвінку та попросіть забезпечити конфіденційність.

4. Не проводьте онлайн та оффлайн зустрічей, які могли б бути простим е-мейлом.

5. Взаємне розуміння та підтримка – ключ до успіху.

Висновки

Всі запам’ятають весну 2020, як мінімум, в якості незвичного досвіду. Напевно, з часом учасники спорів «світ не буде таким, як раніше» і «слава богу, що можна повернутись до старого життя» зрозуміють, що сила в комбінації.  Очевидно, що онлайн засідання та зустрічі та не замінять офлайн формат та не витіснять інші форми ведення справ повністю. Втім вони мають всі шанси стати ще кращим доповненням арсеналу офіційної комунікації. Наприклад, заслуховування свідка онлайн може бути гарним способом боротьби з затягуванням процесу або зниження вартості арбітражу.

Тому важливо вміти використовувати нові напрацювання ділової культури та правил ведення арбітражу онлайн для позитивних цілей, наприклад процесуальної економії коштів, часу, зусиль. З іншого боку, нову реальність абсолютизувати не варто: онлайн підходить не для всіх справ та ситуацій, тому на питання online vs offline доведеться відповідати в кожному конкретному випадку.

Втім, є і універсальний урок, який ми всі засвоїли за останній кілька місяців: в будь-якій ситуації – йди вперед!

P.S. Про судові засідання в режимі відеоконференцій ми розповідали тут.

P.P.S. Про секрети переконливих промов з досвіду з різних кутосків світи ми говорили в рамках Української Арбітражної Асоціації тут.