ЗАПОРІЖЖЯ — 21 жовтня 2020 року. Особова картка — основний документ з обліку особового складу в організації. Про те, що він собою представляє, правила заповнення, порядок ведення та строки зберігання нагадав Дмитро Гладкий, Голова Відділення АПУ в Запорізькій області.

Спеціальний коментар для «Бухгалтер.юа»

— Типова картка первинного обліку №П-2 «Особова картка працівника» затверджена спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерством оборони України від 25.12.2009 №495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника».

Особова картка працівника становить собою VII розділів. Для заповнення кожного розділу особової картки працівника існують загальні правила:

• В I розділі зазначаються загальні дані працівника, а саме: ПІБ, дата народження, громадянство, відомості  про освіту, про загальний стаж роботи, останнє місце роботи, сімейний стан, місце проживання. Дані заповнюються згідно з наданими працівником документами.
• II розділ визначено для заповнення відомості про військовий облік працівника. Відомості заповнюються згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 7 грудня 2016 №921 «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов‘язаних».
• В III розділі зазначаються відомості про професійну освіту на підприємстві (яка здійснювалася коштом підприємства-роботодавця).
• IV розділом передбачено для заповнення призначення і переведення працівника на посаду.
• В V розділі «Відпустки» зазначаються відпустки  всіх видів, що надаються працівнику за час роботи на підприємстві.
• В розділі VI «Додаткові відомості» зазначаються дані, які не були зазначені в інших розділах особової картки, наприклад, про наявність урядових нагород, про участь у бойових діях, знання іноземних мов, обрання на виборну посаду тощо
• В розділі VII «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначають дату та причину звільнення (підставу) працівника з наказом (розпорядженням) про звільнення.

Також, слід пам’ятати, що після кожного запису в розділах IV та VII працівника повинні ознайомити під підпис в особовій картці. Не допускається внесення в облікові дані будь-яких змін без відома працівника.

Окрім особової картки працівника існує особова картка державного службовця, форма та порядок ведення якої врегульовано нормативно-правовими актами. Особова картка державного службовця визначена  ч. 1 ст. 37 Закону України  «Про державну службу». Зберігається особова картка державного службовця згідно із затвердженим наказом Національної агенції з питань державної служби 22.03.2016 №64 «Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців». Наказом Нацагенції з питань державної служби від 19.05.2020 №77-20» Про затвердження форми Особової картки державного службовця» затверджено форму та порядок заповнення Особової картки державного службовця».

Постає важливе запитання: «Скільки ж зберігаються особові картки працівників?»

Згідно п. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства Юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 особові картки працівників (у тому числі тимчасових і тих, хто працює за сумісництвом) зберігають в організації протягом 75 років після звільнення таких працівників.