КИЇВ — 12 жовтня 2020 року. Які документи потрібні сторонам при оформленні трудового договору? Що писати в повідомленні та як правильно заповнити трудову книжку? Покрокову інструкцію надав Дмитро Лебедєв, партнер АО «Донець і партнери». 

Передмова. Про загальне

Фізособи-підприємці в своїй діяльності можуть використовувати працю найманих працівників.

Якщо фізична особа-підприємець бажає використовувати найману працю фізичної особи, відповідно до положень статті 24 КЗпПУ – йому необхідно укласти трудовий договір із обов’язковим дотриманням письмової форми.

Важливо! Для ФОП на загальній системі оподаткування та платників єдиного податку третьої групи кількість найманих працівників не обмежена, а ось для платників єдиного податку другої групи таких працівників не може бути понад 10 одночасно, а для першої групи – найманих працівників не повинно бути взагалі.

Відповідно до положень Трудового кодексу, при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.

Не може бути допущений до роботи працівник, із яким не укладено трудовий договір, що оформлено наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Процедура оформлення трудових правовідносин

Крок 1: Укладений у письмовій формі трудовий договір між працівником і фізичною особою у трьох примірниках фізична особа повинна подати на реєстрацію до державної служби зайнятості за місцем свого проживання у тижневий строк з моменту фактичного допущення працівника до роботи.

У разі коли інтереси фізичної особи представляє дорученням уповноважена нею особа, така особа повинна подати на реєстрацію укладений між працівником і фізичною особою трудовий договір до державної служби зайнятості за місцем проживання фізичної особи.

Крок 2: Відповідальна особа центру зайнятості в день подання фізичною особою (або дорученням уповноваженою нею особою) трудового договору, а у разі відсутності працівника при проведенні реєстрації трудового договору - в день подання фізичною особою (або дорученням уповноваженою нею особою) документів, передбачених пунктом 4 цього Порядку, реєструє його у книзі реєстрації трудових договорів за формою, згідно з додатком. Трудовому договору присвоюється номер, за яким він зареєстрований у книзі, і ставиться дата його реєстрації.

Важливо! Фізособа зобов'язана вручити під розписку працівникові один примірник зареєстрованого трудового договору протягом трьох робочих днів з дня його надходження, про що робиться відповідний запис у книзі реєстрації, а також повернути йому трудову книжку із записом про прийняття на роботу.

Необхідні документи

Для фізособи-підприємця:

— виписку з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців,

— реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку у паспорті);

— паспорт.

Для працівника, який влаштовується на роботу:

— трудову книжку;

— реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку у паспорті);

— паспорт.

(Наказ Мін праці та соціальної політики України від 08.06.2001 року №260)

Крок 3: Фізособа підприємець повинен подати повідомлення про прийняття працівника на роботу  (крім повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації) до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за формою згідно з додатком до початку (щонайменше за 2 дні) роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:

— засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованого електронного підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронних довірчих послуг;

— на паперових носіях разом з копією в електронній формі;

— на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

(Пост КМУ №413 від 17 червня 2015 року «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу»)

Що писати в повідомленні?

1. РНОКПП і ПІБ підприємця та працівника. Якщо податкового номера немає — серію й номер паспорта, якщо є відмітка про сплату податків за паспортом.

Відмітку: «початкове».

2. Категорію працівника: «1» — це працівники, які трудитимуться у вас на основному місці роботи з трудовою книжкою; «2» — без трудової, якщо працівник — сумісник, зовнішній чи внутрішній.

3. Дату й номер наказу про прийняття на роботу й дату, коли особа приступить до роботи.

Як правильно заповнити трудову книжку?

Трудову книжку зберігає в себе працівник, а не роботодавець.

Так, порядок занесення відомостей про працівника передбачає, що першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка організації (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка (п.2.12 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58).

Однак, відповідно до частини третьої статті 48 Кодексу законів про працю України трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів.

Враховуючи зазначене, відповідно до Листа Міністерства соціальної політики України від 03.12.2015 р. N 492/06/186-15 працівнику, який приступає до роботи вперше, трудова книжка має бути заведена, в тому числі фізичною особою - підприємцем. Законом України від 28.12.2014 р. N 77-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов'язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» (далі - Закон), зокрема передбачено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу.

У зв'язку з прийняттям Закону трудові книжки фізичній особі - підприємцю слід заповнювати за аналогією з пунктом 2.4 Інструкції. Тобто усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться фізособою підприємцем після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою. У разі відсутності у фізичної особи - підприємця печатки, записи у трудовій книжці завіряються його підписом. Враховуючи викладене, норми Інструкції. слід застосовувати в частині, що не суперечать нормативно-правовим актам вищої юридичної сили.

«2.4. Усі  записи  в  трудовій книжці про прийняття на роботу,

переведення на іншу постійну роботу або звільнення,  а  також  про

нагороди та  заохочення  вносяться власником або уповноваженим ним

органом після  видання  наказу  (розпорядження),  але  не  пізніше

тижневого строку,  а  в  разі  звільнення  —  в  день звільнення і

повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються  арабськими  цифрами   (число   і   місяць

двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на

роботу 5 січня 1993 р.,  у графі  2  трудової  книжки  записується

«05.01.1993».

Записи виконуються  акуратно,  ручкою  кульковою або з пером,

чорнилом чорного,  синього або фіолетового кольорів, і завіряються

печаткою  запис про звільнення, а також відомості про нагородження

та заохочення».

Спочатку пишеться найменування роботодавця, далі ставиться наступний номер пп.

Дата прийняття на роботу (дата зазначена в трудовому договорі), потім запис приблизно такого змісту: «Прийнято на роботу на таку-то посаду згідно з таким-то трудовим договором».

Під час звільнення пишуть: «Звільнено з роботи на підставі такої то статті КЗпП».

В гр.4 Трудової книжки зазначають підставу внесення запису, тобто «Трудовий договір», № та дату.