КИЇВ — 01 грудня 2020 року. З чого розпочати та на які моменти необхідно звернути увагу, якщо ви вирішили відкрити власний бізнес або легалізувати діяльність, яку здійснюєте без реєстрації? Детальну інструкцію надала Семена Грапенюк, партнерка ЮК SLS Group.

Спеціальний матеріал для «Новое.Время».

— Перш за все, варто пам’ятати, що законодавством передбачена відповідальність за здійснення підприємницької діяльності без реєстрації у вигляді штрафу від 17 000 гривень з можливістю конфіскації виготовленої продукції, знарядь виробництва, сировини і грошей, одержаних внаслідок такої діяльності.

Тому при отриманні доходів від вашої бізнес-діяльності питання реєстрації суб’єкта підприємництва не потрібно відкладати. Тим більше, у випадку обрання правильної організаційно-правової форми та системи оподаткування фінансове навантаження у зв’язку зі сплатою податків та інших обов’язкових платежів будуть не такими великими. Проте з іншого боку, статус підприємця дасть вам додаткові можливості.

Нижче наведені основні моменти, які потрібно знати і врахувати для легкого і безболісного старту.

1. Визначитися з організаційно-правовою формою

Для підприємців-початківців найбільш зручними формами здійснення підприємницької діяльності є ФОП і ТОВ. Яку з цих форм обрати, залежить від кількох факторів.

ФОП (фізична особа-підприємець) — найпростіший вид оформлення підприємницької діяльності, який передбачає діяльність без створення юридичної особи.

Переваги: максимальна легкість при реєстрації: для цього достатньо заповнити заяву встановленої форми. Плюс — не обов’язково наймати та відповідно оплачувати заробітну плату директору та іншим працівникам. Великою перевагою є також те, що кошти, отримані ФОПом, можуть одразу бути переведені на особистий рахунок особи та використовуватись як особисті кошти, тоді як кошти, отримані підприємством, можуть бути виплачені засновникам лише у вигляді дивідендів, що підлягають додатковому оподаткуванню.

Недоліки: за боргами від здійснення підприємницької діяльності ФОП відповідає всім своїм майном, бізнес або його частку важко продати іншим особам.

ТОВ (товариство з обмеженою відповідальністю) є юридичною особою, відповідальність засновників такого підприємства обмежується лише їх вкладами до статутного капіталу. Тобто, у випадку боргів підприємства вимоги кредиторів задовольняються лише за рахунок майна та коштів самого підприємства (крім випадку банкрутства підприємства з вини його засновників, коли засновники несуть субсидіарну відповідальність).

Переваги: більш зручна форма для масштабування бізнесу, що передбачає можливість залучення співзасновників-партнерів. Це дозволить вам об’єднати капітали та юридично оформити розмір вкладу кожного із засновників, які можуть бути внесені, окрім коштів, також майном, майновими правами, інтелектуальною власністю. Ще одна перевага — можливість продажу своєї частки в бізнесі. До моменту, поки підприємство не здійснює господарську діяльність, один із засновників може виконувати функції директора. В такому випадку підприємство може не сплачувати будь-які податки та платежі, є більша довіра з боку контрагентів до юридичної особи, ніж до ФОП.

Недоліки: складніша процедура реєстрації, ніж для ФОП. Після того як підприємство отримало дохід і сплатило всі податки та інші обов’язкові платежі, виплата доходу засновникам підприємства здійснюється лише шляхом виплати дивідендів, які додатково ще раз оподатковуються.

2. Визначитися із системою оподаткування та стати на облік в органи податкової служби

Незалежно від того, чи ви вирішили працювати в організаційно-правовій формі ФОП чи ТОВ, ви можете обрати для себе загальну чи спрощену систему оподаткування. Перевага однієї системи перед іншою залежить від кількох чинників.

Якщо у вас є витрати на сировину, підрядників, заробітну плату, оренду, відсотки по кредиту тощо і такі витрати складають значну частину вашого доходу, часто вигідним є обирати загальну систему оподаткування. В такому випадку ви оподаткуєте лише суму коштів, яка становить різницю між вашим доходом і витратами.

У випадку ж, коли ваші витрати є мінімальними, краще обирати спрощену систему оподаткування. В такому випадку ви сплачуватиме або фіксовану ставку податку, або відсоток зі всієї суми надходжень (доходу). Але відсоткова ставка у такому випадку значно менша, ніж для загальної системи оподаткування.

Зверніть увагу: не всі види економічної діяльності можуть здійснюватися на спрощеній системі оподаткування.

3. Визначитися з необхідністю добровільної реєстрації як платника ПДВ

У випадку, якщо вагома частина ваших витрат здійснюється на закупівлю сировини, послуг або товарів у платників ПДВ, а також якщо ваші клієнти, в основному, є платниками ПДВ, варто добровільно реєструватися платником ПДВ. Це дасть вам можливість відносити сплачену суму ПДВ до податкового кредиту і використовувати цю суму в майбутньому або відшкодовувати її з бюджету. Окрім того, для ваших контрагентів, які є платниками ПДВ, співпраця з неплатником ПДВ є невигідною.

4. Визначитися з КВЕД-ом

КВЕД (класифікатор видів підприємницької діяльності) містить перелік видів господарської діяльності. При заповненні реєстраційної картки вам необхідно вказати вид економічної діяльності, якою ви будете займатись. Виберіть основний вид і кілька додаткових, які можуть бути як пов’язаними, так і не пов’язаними з основним. В будь-якому випадку, ви зможете надалі змінити чи доповнити цей перелік. Але важливо, щоб на момент отримання прибутку чи постачання товарів/послуг відповідний вид економічної діяльності був внесений до ЄДР.

5. Здійснити реєстрацію вашого ФОП чи ТОВ

Реєстрація — це внесення даних про вас як ФОПа чи про ваше ТОВ в Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань на підставі поданих документів.

У випадку, якщо ви створюєте ТОВ з партнерами по бізнесу, обов’язково прописуйте в статуті питання, які стосуються призначення директора чи іншого виконавчого органу; обов’язок директора отримувати згоду засновників на вчинення значних правочинів; кількість голосів засновників, необхідних для прийняття рішень щодо значних витрат; отримання позик, кредитів, набуття чи відчуження майна, передання майна в заставу тощо. 

Якщо з часом ваші домовленості з партнерами змінилися або змінився розподіл вкладів, обов’язково вносьте відповідні зміни до статуту. Окрім статуту, взаємовідносини учасників товариства можуть бути врегульовані в корпоративному договорі. Він може детальніше регламентувати обов’язки учасників, відповідальність за їх невиконання і, що найважливіше — на підставі корпоративного договору може видаватися безвідклична довіреність, за якою один з учасників може видати довіреність на особу, якій довіряє інший учасник, на вчинення певних дій. 

6. Відкрити рахунок в банку

Зверніть увагу: у зв’язку з посиленням функцій банку як суб’єкта фінансового моніторингу, при відкритті рахунку в банк може вимагати інформацію про очікувану суму надходжень, належність засновників до публічних осіб чи до осіб, пов’язаних з публічними особами. Іноді також вимагається надати інформацію щодо наявності в Інтернеті негативної інформації про компанію чи її засновників з посиланням на відповідні джерела тощо.

7. За наявності працівників — працевлаштувати працівників

Як вже зазначалося, якщо ви отримуєте дохід як ФОП і самостійно працюєте в межах цієї діяльності, не обов’язково наймати будь-яких інших працівників. Проте ТОВ само по собі не може виконувати будь-яку роботу, у зв’язку з чим для отримання доходу підприємство повинно наймати працівників та виплачувати їм заробітну плату. 

Це один з найболючіших моментів для роботодавців, зважаючи на те, що загальний розмір відрахувань та утримань здебільшого становить 41,5% від суми заробітної плати. Але з огляду на величезні розміри штрафів за порушення трудового законодавства, працевлаштовувати працівників потрібно обов’язково.

8. Найняти бухгалтера

Якщо ви плануєте вести облік та подавати звітність самостійно, дотримуйтеся строків подання звітності, сплати податків тощо. У випадку залучення бухгалтера на підставі договору про надання послуг, обов’язково внесіть у договір пункти про відповідальність виконавця у випадку заподіяння вам шкоди внаслідок допущених ним порушень при подачі звітності, сплати податків тощо.

9. Реєстрація торгової марки

На старті підприємницької діяльності здається, що реєстрація знака для товарів та послуг — це передчасна процедура, і що реєструвати торгову марку необхідно лише власникам великого бізнесу. Проте така позиція призводить до неприємних ситуацій, коли в бренд вже вкладено значні ресурси, рекламу, він вже впізнаваний для клієнтів, але виявляється, що права на таке найменування чи логотип вже зареєстровані за кимось іншим. Тому рекомендую не зволікати та закріплювати за собою права на використання торгової марки.

10. Юридична адреса

При визначенні місця реєстрації ТОВ зверніть увагу на такі моменти: за цією адресою обов’язково повинна бути налагоджена система прийому кореспонденції, що не дозволить вам пропустити важливі листи від контролюючих органів, ваших контрагентів тощо.

Коли орендуєте приміщення для розміщення офісу, уточнюйте можливість реєстрації юридичної адреси за цією адресою, а також уважно читайте договір та підстави дострокового розірвання договору з боку орендодавця. Це необхідно для того, щоб уникнути ситуації, коли ви вклали кошти в облаштування приміщення, а договір з вами не продовжили або розірвали достроково. 

Уникайте використання адрес масової реєстрації як юридичної адреси вашого підприємства. Реєстрація підприємства за адресою, яку використовує багато різних, не пов’язаних між собою підприємств, без їх фактичного місцеперебування за такою адресою, викликає запитання як у податкової, так і в банків при проведенні значних платежів. 

11. Отримання ліцензій

Перевірте необхідність отримання дозволів, ліцензій для здійснення вашої діяльності, особливі вимоги щодо маркування товару, необхідності сертифікації, вимоги щодо зберігання тощо.

12. Договори, логотипи, збереження даних

Розробіть логотип, який можна використовувати на договорах, візитівках, сайті, сторінці в соцмережах і зареєструвати на нього права на знак на товари та послуги. Створіть фірмовий бланк для офіційного листування, шаблони договорів з клієнтами. Забезпечте збереження даних ваших клієнтів та схоронність документів, які надаються вам вашими контрагентами.

13. Печатка

Наразі використання печатки не є обов’язковим. У випадку, якщо ваше підприємство прийняло рішення діяти без печатки, про це варто зазначити в статуті. Проте використання печатки має свої переваги, зокрема, зменшує кількість випадків підписання документів іншою особою. Окрім того, контрагенти завжди з більшою довірою сприймають документи, завірені печаткою.

14. Для підприємців, які здійснюють підприємницьку діяльність в мережі Інтернет,зокрема, діяльність Інтернет-магазинів та блогерську діяльність, порядок дій щодо реєстрації та оподаткування аналогічний, як і для будь-яких інших підприємців.

При запуску сайту зверніть увагу на такі моменти: укладайте договір та оплачуйте реєстрацію доменного імені від власного імені або створеної вами компанії. При залученні підрядників до розроблення сайту, контенту на сайт, зокрема графічного контенту, зазначайте в договорі з такими підрядниками, що саме ви набуваєте всі майнові права на придбані продукти інтелектуальної власності.

Для того щоб не пропустити строки закінчення реєстрації домену, іншу важливу інформацію, а також для доказування належності вам певного ресурсу у випадку виникнення спорів, слідкуйте, щоб при реєстрації домену, сторінок в соціальних мережах вказувались актуальні засоби для зв’язку з вами: email та телефон, доступ до яких маєте лише ви.

На практиці вчинення всіх перерахованих дій є не настільки складним процесом, як може здатися. Тож не бійтеся реєструвати власний бізнес. Тоді ви зможете спокійно здійснювати свою діяльність, рекламувати та масштабувати бізнес і не боятися штрафів чи інших санкцій від держави.