Київ. 23 листопада 2007 року відбувся Круглий стіл на тему: «Архів нотаріуса», організований Секцією нотаріусів Асоціації правників України. Круглий стіл проходив у готелі «Козацький», що на майдані Незалежності.

Модератором заходу виступив член правління, голова Секції нотаріусів Асоціації правників України Володимир Марченко. Пан Володимир Марченко у вступному слові наголосив на практичній доцільності проведення таких круглих столів під егідою Асоціації правників України. Так, наприклад, після проведення попереднього Круглого столу у жовтні цього року його учасниками було висловлено побажання про врегулювання техніки посвідчення іпотечних договорів через співпрацю з Асоціацією українських банків. Відповідно, 13 листопада 2007 року була проведена перша зустріч з Президентом Асоціації українських банків Олександром Сугонякою, і на ній досягнута домовленість по формуванню спільних робочих груп. На сьогодні формується пропозиція порядку денного роботи першої робочої групи.

Участь у Круглому столі «Архів нотаріуса» взяли державні та приватні нотаріуси з різних регіонів України, представники Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції міста Києва, Київського міського відділення Української нотаріальної палати.Доповідачем виступила головний редактор науково-практичного журналу «Мала енциклопедія нотаріуса» і журналу юристів України «Юридичний радник» Ганна Косенко.

В обговоренні сучасних проблем нотаріального діловодства приймали активну участь завідувачка державного нотаріального архіву Автономної Республіки Крим Валентина Бережна та консультант відділу нотаріату Головного управління юстиції в  Одеській області Валентина Онопрієнко.

Взагалі план роботи Круглого столу мав наступні розділи:

Номенклатура справ (примірна й індивідуальна) Строки зберігання справ. Строк затвердження номенклатури справ.

Оформлення справ: нумерація аркушів справи; складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи; оправлення справ, оформлення обкладинок справ.

Паспорт архіву (призначення, складання).

Історична довідка (призначення, складання).

Складання описів справ тривалого й постійного терміну зберігання.

Знищення справ, строки зберігання яких закінчилися (відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, до знищення та складання акту про виділення справ до знищення).

Пані Ганна Косенко наголосила на тому, що основні труднощі, пов’язані з архівною справою нотаріуса, викликані недостатньою кількістю спеціальних положень, які б регулювали діловодство саме державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса.

Пані Ганна Косенко акцентувала увагу на тому, що питання відносно складання індивідуальної номенклатури справ є дуже важливим, оскільки цей документ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів по змісту та виду та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду. Складання індивідуальної номенклатури справ є складним, оскільки, у примірній номенклатура справ державної нотаріальної контори та примірній номенклатурі справ приватного нотаріуса, що затверджені наказом Міністерства юстиції України № 56/5 від 9 листопада 2000 р. відсутня графа «Стаття за переліком», яка обов’язково має бути відповідно до форми індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори та форми індивідуальної номенклатури справ приватного нотаріуса, які містяться в Правилах ведення нотаріального діловодства, що затверджені наказом Міністерства юстиції України № 6/5 від 3 лютого 1994 року. Також труднощі виникають і з тим, до якої справи віднести документи, якщо вони не передбачені примірною номенклатурою.

Крім того, Перелік документів Міністерства юстиції СРСР, органів, установ юстиції та судів з зазначенням строків їх зберігання, затверджений Міністерством юстиції СРСР 31 січня 1980 року, вже достатньо застарів, що викликає певні труднощі з визначенням строків зберігання справ нотаріуса.

Пані Валентина Бережна зауважила про необхідність типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та типової номенклатури справ приватного нотаріуса, які були б обов’язковими для застосування всіма державними та приватними нотаріусами. Це б посприяло швидкому пошуку справ в державних нотаріальних архівах, і позбавило б багатьох питань, які виникають при складанні індивідуальної номенклатури.

Крім того, Валентина Бережна акцентувала увагу, що необхідно розробити перелік типових документів, які створюються в діяльності Міністерства юстиції України та установ юстиції із зазначенням термінів зберігання, а також необхідні нові Правила нотаріального діловодства, які повинні бути узгоджені з Державним комітетом архівів України.

Пані Валентина Онопрієнко наголосила на тому, що при складанні державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусам  історичної довідки необхідно дотримуватися правил складання історичної довідки, які встановлено Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що затверджені наказом Державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001 року. Так, історична довідка має містити три розділи: історія фондоутворювача, історія фонду, характеристика документів фонду.

Слід зазначити, що всі доповіді викликали зацікавленість аудиторії і активно обговорювалися учасниками Круглого столу. Також була підтримана доцільність звернення до Міністерства юстиції України від імені Асоціації правників України щодо усунення проблемних питань і надання роз’яснень щодо застосування чинних нормативних актів, що регулюють нотаріальне діловодство.

У ході роботи Круглого столу виявили основні проблеми архівної справи нотаріуса:

1 Необхідна типова номенклатура справ державної нотаріальної контори та типова номенклатура справ приватного нотаріуса, які б були обов’язковими для застосування всіма державними й приватними нотаріусами.

2 Необхідно розробити перелік типових документів, що створюються в діяльності Міністерства юстиції України та установ юстиції із зазначенням термінів зберігання документів.

3 Необхідні нові Правила ведення нотаріального діловодства, які обов’язково повинні бути узгоджені з Державним комітетом архівів України.

Крім того, Ганна Косенко довела до відома учасників, що темою чергового номера журналу «Мала енциклопедія нотаріуса», який вийде у світ у грудні 2007 року, обрано саме «Архів нотаріуса», де і буде висвітлено науково та логічно обґрунтовані шляхи вирішення питань, які виникають у нотаріусів України на практиці.

Організатори Круглого столу висловлюють свою вдячність усім учасникам за їх активну позицію, а також за те, що їм не байдужа професія «Нотаріус». Крім того, організатори мають надію, що за допомогою Міністерства юстиції України вдасться в найкоротші строки врегулювати проблемні питання нормативних актів, які регулюють діловодство нотаріату України.